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文档管理系统盛行 优化企业智力资产

企业在发展壮大过程中,总会产生这样或那样的知识资产,这些知识资产大部分以文档的形式出现。在商业社会的早期,这些文档均是纸质版,保存、整理等都耗费了大量的时间和精力。随着信息化社会的崛起,知识资产早已从纸质版转为电子版,文档的管理却丝毫没有获得解放,企业还是需要花费大量的时间在资料的整理和归档上。文档管理系统的盛行,打破了这种繁琐的管理局面,作为企业重要的智力资产,电子文档管理悄然地迎来了新生。

对于企业来说,上线信息化管理系统,将为企业的电子文档管理带来怎样的全新面貌呢?本文中数据管理专家新模式就来为大家揭晓:

首先,确保电子文档不丢失。传统电子文档管理,尽管利用电脑、硬盘等载体来对电子文档进行存储,但是仍然出现存储设备坏掉文档丢失的情况。更为重要的是,众多的文档可能是散落在不同的电脑和硬盘中,缺乏统一的存放和管理,容易造成资料的丢失。

其次,电子文档存放有序,容易查找。在没有上线文档管理系统之前,海量的电子文档查询起来非常不方便,当需要找一个文档的时候,总是要在不同的存储介质上逐一翻查,非常影响企业的工作效率。

再次,文档存放更加安全。相比传统的文档管理模式,电子文档管理系统通过严密的权限设置来确保电子文档的安全,设置不同人的不同权限,如有些人只可以查看,有些人既不可以查看也不能修改,加密技术更上一层楼,安全系数大大提升。

最后,文档流转更加高效。电子文档,如一些合同、方案等,总免不了需要上级领导进行审批,有时候还需要层层把关,多级审批,单纯的线下传递文档进行审批,不仅传递耗费时间,还有可能在传递过程中出现信息遗漏,使用电子文档管理系统,所有的文档审批均在系统中完成,高效又方便。

目前,市场上的文档管理系统非常多,但是质量参差不齐,鱼目混珠的大有在。如何才能挑选到适合自己的文档管理系统呢?新模式认为可以从以下几个方面考量:

支持版本管理。相比传统纸质文档,电子文档在修改上更加方便,但是也造成文档原始性的丢失,同时每一次修改都是智慧的结晶,都非常具备有参考意义。选用的电子文档管理系统,必须能够支持版本管理,支持每一个文档不同历史版本的存放和查找。

自定义审批流程。由于性质不同,企业中并不是每个文档都遵循一样的审批流程。电子文档管理系统必须兼具灵活性,支持用户按需自定义多个文档审批流程,包括审批阶段以及审批步骤等。

具备全文检索功能。有时候我们想查找一个文档,愣是没想起文档的标题,只是依稀记得文档的部分内容,此时若是通过一个个打开文档寻找,将是一项非常浩大的工程。选用的电子文档管理系统要具备全文搜索功能,支持用户通过全文检索功能来查找所需的内容。

协同高效、安全可靠。系统提供文档级多人在线协同编辑;系统提供项目级多人协同工作;系统提供文档评论、标签、分享等功能,满足用户文档社交需求。可根据企业需求,提供安全保障,增强身份认证。



作者:新模式软件  发表日期:2016/5/26  阅读:309次

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